Privacy Policy

In het kader van de instandhouding van de Loge verwerken wij persoonsgegevens. Wij hebben deze gegevens van uzelf ontvangen. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• NAW-gegevens;
• Geboortedatum en –plaats;
• Geslacht;
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van contactpersonen;
• Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen
• Bankrekeningnummer;
• Gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type.

Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan Loge-functies die ook in uw belang zijn, zoals:

• Communicatie en informatievoorziening;
• Facturering en incasso
• De administratie en informatie voorziening vanuit de Orde van het Groot Oosten.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten.

Beveiliging

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Wij verplichten allen die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze logeleden die met de gegevens werken een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Wijzigingen

Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.

Tot slot

Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten bij onze organisatie is de loge-secretaris.